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Précisions sur les logiciels de caisse
22/09/2017 - 13:02
La loi de finances pour 2016 a instauré l’obligation, à compter du 1er janvier 2018, pour l’ensemble des professionnels enregistrant les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou d’un système de caisse et assujettis à la TVA d’enregistrer ces paiements via un logiciel de comptabilité ou de gestion sécurisé et certifié, c’est-à-dire satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
Par décision du ministre de l'action et des comptes publics du 15 juin 2017, il a été décidé de recentrer le dispositif pour le simplifier. Ainsi seuls les logiciels et systèmes de caisse sont concernés par la mesure.
Quelques précisions sont à apporter.
1 - Selon le type des opérations réalisées :
Par décision du ministre de l'action et des comptes publics du 15 juin 2017, il a été décidé de recentrer le dispositif pour le simplifier. Ainsi seuls les logiciels et systèmes de caisse sont concernés par la mesure.
Quelques précisions sont à apporter.
1 - Selon le type des opérations réalisées :
- Si vous avez uniquement des clients professionnels assujettis à la TVA, vous n’êtes pas concerné par cette obligation ;
- Si vous enregistrez des opérations uniquement avec des non assujettis (clients particuliers) ou avec à la fois des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) et non assujettis, vous êtes concerné par cette obligation.
- Si vous êtes en franchise en base (de TVA) ou exonérés de TVA, vous n’êtes pas concerné par cette obligation ;
Le dispositif envisagé vise tous les logiciels et systèmes de caisse permettant l'enregistrement des opérations de règlements de leurs clients quel que soit le mode de règlement. Il n'est pas prévu de limiter le dispositif aux règlements réalisés en espèces.
2 - Selon le logiciel :
Il convient de ne pas tenir compte de la qualification du logiciel (de caisse, comptable ou de gestion) en question, mais de retenir sa fonctionnalité de caisse. Ainsi, un logiciel de gestion qui permet l’enregistrement des opérations de ventes ou de prestations de services qui concernent les non assujettis à la TVA (clients particuliers) doit être considéré comme un logiciel ou un système de caisse visé par le dispositif.
Ces nouvelles dispositions ne créent pas d'obligation de s'équiper d'un logiciel ou système de caisse. Le choix de l'utilisation d'un tel logiciel appartient à chaque assujetti.
En pratique, les entreprises devront justifier de l’utilisation d’un logiciel sécurisé au moyen d’un certificat, sous peine d’encourir une amende de 7 500 €. Seules les fonctions de caisse enregistreuse/encaissement devront être certifiées pour les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), et non l’ensemble du logiciel.
Comment savoir si mon logiciel est aux normes ?
L'administration, ainsi que votre expert-comptable, ne peuvent pas certifier votre logiciel ou système de caisse. A la date du 28 juillet 2017, deux organismes sont accrédités par le COFRAC, instance nationale d'accréditation :
2 - Selon le logiciel :
Il convient de ne pas tenir compte de la qualification du logiciel (de caisse, comptable ou de gestion) en question, mais de retenir sa fonctionnalité de caisse. Ainsi, un logiciel de gestion qui permet l’enregistrement des opérations de ventes ou de prestations de services qui concernent les non assujettis à la TVA (clients particuliers) doit être considéré comme un logiciel ou un système de caisse visé par le dispositif.
Ces nouvelles dispositions ne créent pas d'obligation de s'équiper d'un logiciel ou système de caisse. Le choix de l'utilisation d'un tel logiciel appartient à chaque assujetti.
En pratique, les entreprises devront justifier de l’utilisation d’un logiciel sécurisé au moyen d’un certificat, sous peine d’encourir une amende de 7 500 €. Seules les fonctions de caisse enregistreuse/encaissement devront être certifiées pour les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), et non l’ensemble du logiciel.
Comment savoir si mon logiciel est aux normes ?
L'administration, ainsi que votre expert-comptable, ne peuvent pas certifier votre logiciel ou système de caisse. A la date du 28 juillet 2017, deux organismes sont accrédités par le COFRAC, instance nationale d'accréditation :
- AFNOR certification (sous-traitant technique INFOCERT),
- Laboratoire National de Métrologie et d'Essais (LNE).
