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Règles de conservation et d'archivage
CODE DE COMMERCE
CODE DES DOUANES
LIVRES DES PROCÉDURES FISCALES (LPF)
30/03/2018 - 15:20
La conservation des pièces justificatives comptables et des divers documents administratifs et financiers de l'entreprise est une absolue nécessité.
L'archivage doit être organisé de telle manière que la recherche et la consultation des documents concernés soient possibles dans des conditions de rapidité et d'efficacité normales.
L'archivage doit être organisé de telle manière que la recherche et la consultation des documents concernés soient possibles dans des conditions de rapidité et d'efficacité normales.
CODE DE COMMERCE
| Type de document ou donnée | Durée | Point de départ du délai de conservation | Type d'archivage | Fondement légal |
| Etats comptables | 10 ans | Clôture comptable | Format électronique a minima si ces états sont issus d'un logiciel | C.Com, art. L123-22 |
| Factures clients et fournisseurs | 10 ans | Clôture de l'exercice | Format électronique. L'original si émis électroniquement ou une archive électronique du document papier (respect de contraintes techniques) | |
| Ticket de caisse émis | 10 ans | Clôture de l'exercice | ||
| Notes de frais | 10 ans | Clôture de l'exercice | Format électronique | |
| Bons de réception et de livraison | 10 ans | Date d'émission | Tout format possible | |
| Commande | 10 ans | Date d'émission | ||
| Remise en banque de chèques et effets et avis de débit et de crédit | 10 ans | Date de la remise ou de l'avis | ||
| Talons de chèques, relevés bancaires... | 5 ans | Date du document le plus ancien | Tout format possible | C.Com, art. L110-4 |
CODE DES DOUANES
| Type de document | Durée | Point de départ du délai de conservation | Type d'archivage | Fondement légal |
| Lettres de voiture | 3 ans | Date d'envoi des colis, de réception ou de livraison | Forme originale | 1 bis de l'article 95 du code des douanes et art. 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992 |
| Feuille de chargement | ||||
| Billet de bord | ||||
| Avis d'expédition | ||||
| Ordre de livraison |
LIVRES DES PROCÉDURES FISCALES (LPF)
| Type de document, donnée ou traitement | Durée | Point de départ du délai de conservation | Type d'archivage | Fondement légal | |
| Déclarations fiscales (IS, TVA et autres taxes) | 6 ans | Clôture de l'exercice | Format électronique | LPF, art. 102 B |
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| Avis d'imposition (IS, TVA et autres taxes) | 6 ans | Clôture de l'exercice | Format électronique | ||
| Documentations & états de contrôle justifiant la piste d'audit fiable des factures | 6ans | Clôture de l'exercice | Support informatique ou papier | ||
| Pour toutes applications informatiques concourant à la formation des résultats comptables et fiscaux et des déclarations fiscales | Données | 3 ans | Clôture comptable | Format électronique | |
| Traitements | |||||
| Documentation informatique | |||||
| Pour les logiciels et systèmes de caisse | Certificat ou attestation de conformité | 6 ans | Clôture comptable | Support informatique ou papier | |
| Données d'encaissement | Format électronique | ||||
| Pièces justificatives de déduction de TVA | 6 ans | Date de la dernière opération ou date de création de la pièce | Support d'origine (informatique ou papier) | ||
| Au titre du droit de communication : codes, données, traitements ou documentation des logiciels comptables, de gestion et les systèmes de caisse | Jusqu'à l'expiration de la 3éme année suivant celle au cours de laquelle le logiciel ou système a cessé d'être diffusé | Au moins 3 ans sur support informatique si original électronique | LPF, art. 102 D |
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